“je l’ai mis sur Notion… attends je te partage le lien”, on ne compte plus le nombre de fois où l’on a entendu cette phrase en réunion à Erasme ou lors des séances de travail. Il faut dire qu’avec 10 membres d’équipe, un large écosystème de contributeurs, la trentaine de projets menés en parallèle - sans compter l’incubation, la gestion d’événements et la programmation de l’UrbanLab -, demande une bonne dose d’organisation et de coordination.
Personnellement lorsqu’on me "partage le lien" parce que je ne le trouve pas via le moteur de recherche, c’est un peu comme quand on me coupe le micro en visio.
Quoi de plus tentant qu’un outil qui combine des bases de données, propose des mises en page simples et ergonomiques, sous forme de templates et de formulaires ? facilite la gestion projets de leur entrée et leur attribution, jusqu’à leur archivage et documentation ? Ajoutons qu’il permet de publier des sites externes et remplace les autres outils de gestion de tâches, en lui demandant gentiment il apporterait des chouquettes à la réunion Scrum.
Dans un récent article Patrick décrit comment nous avons apprivoisé Notion à Erasme et la manière dont le “data-wiki” a favorisé la création de bibliothèques de référence internes, et indirectement la discussion, l’alignement et la mise en visibilité du travail et des compétences de chacun.
Comment procéder lorsqu’on doit créer la base de données des acteurs internes, externes, celle des projets, les critères pour les qualifier, d’entrant à sortant, et les interactions avec l’équipe, les tâches ?
On ouvre une “salle des machines”, pour protéger tout ce petit monde des agissements du reste de l’équipe, qui ne le voyait pas tout à fait sous cet angle, ou qui avait juste oublié ses lunettes…
Anthony en a été l’un des architectes dans l’équipe, il témoigne :
“les bases de données à présent créées et protégées dans cette salle des machines imprenable, il s’agit de qualifier spécifiquement quelles données vont y être stockées et sous quelle forme. Ce champ est-il réellement utile pour tout le monde ? Quelle nomenclature utiliser pour renseigner tel champ : libre, select, multiselect ?
A-t’on besoin d’ajouter un 23eme champ pour qualifier un acteur externe ? Quelle base de données va être connectée à quelle autre ? Autant de questions auxquelles il faut répondre au moment du paramétrage de ces bases de données, souvent en équipe une bonne fois pour toutes au début (en se permettant de revenir dessus tous les 6 mois, un an). Autrement, la structure risquerait de ne pas être comprise par grand monde, la nomenclature peu respectée , et l’alimentation réalisée… par personne !
C’est en suivant ces bons conseils que nous avons réussi à créer nos bases de données de travail collaboratif. Cependant, elles ne sont toujours accessibles que depuis cette salle des machines, où toute modification est proscrite. Il est donc temps de créer des raccourcis vers ces bases de données depuis nos pages de travail. Depuis ces raccourcis chacun pourra afficher et travailler sur la base de données comme il souhaite (la structure et les données étant protégées dans la salle des machines). Là c’est un peu la fête : un raccourci est ajouté dans la page principale du projet avec des “vues” partagées par tous, chacun peut aussi créer un raccourci dans son espace personnel avec des “vues” qui lui correspondent, et les plus agiles d’entre nous vont même jusqu’à synchroniser cette base de donnée avec des outils externes… Mais ça c’est encore une autre histoire. “
De son côté, Mathieu, qui a rejoint l’équipe il y a quelques mois nous livre son témoignage d’utilisateur, qui confirme que la posture n’est pas toujours confortable :
“Notion représente une opportunité folle de s’offrir un espace de travail virtuel, riche et collaboratif, sans passer par le développement d’une plateforme dédiée. L’outil existant déjà, il a suffit d’y construire une architecture à notre goût et adaptée à nos besoins. Pour les pionniers de la construction de cette maison de données, les chemins pour s’y promener sont évidents puisqu’ils les ont pensés eux-mêmes, mais pour les nouveaux arrivants, c’est un véritable labyrinthe. Ça a été mon cas, j’ai découvert ce lieu en y vivant. Il m’a fallu un certain temps pour trouver tous les couloirs et tous les ponts qui relient les pièces de cette maison entre elles, et je ne les ai pas encore tous empruntés. Ce fut perturbant de se déplacer dans un espace dont on ne peut se représenter l’architecture globale. Et finalement au bout de quelques mois de pratique quotidienne, il apparaît que chacun se crée son parcours idéal et ses propres pièces de vie dans lesquelles il invite les autres à venir travailler. Vous l’aurez peut-être compris, les pièces représentent des bases de données permettant à chacun de partager du contenu, gérer des tâches d’équipe, stocker des connaissances, etc. La compréhension de tout l’écosystème se fait petit à petit, à force d’être invité par ses collaborateurs dans les espaces qu’ils ont créés.“
Après 2 années passées dans la maison Notion, chacun a pris ses marques et la puissance de l’outil a vite fait de compenser ses faiblesses, d’autant qu’en fin de compte, lesdites faiblesses sont souvent liées à nos propres failles. Ceci étant, Stop using Notion for EVERYTHING, vos notes, vos présentations, seront bien plus efficaces sur des outils dédiés, ne perdez pas de vue "using less tools, as less is more", parce que "A lot of features don’t guarantee a lot of usage"
Don’t be addicted to Notion , Moralité, range ta chambre !-)
Plus d’avis sur Notion et special thank to Hassen Lakehal from Sainte Foy les Lyon Mediatheque 
